ЗАТВЕРДЖЕНО
                                                                        Рiшення Шептицької мiської ради
                                                                                       21.11.2024 № 3031

Положення
про архiвний вiддiл Виконавчого комітету
Шептицької міської ради

1. Загальні положення
1.1. Архівний відділ  Виконавчого комітету Шептицької міської ради (надалі – відділ) є виконавчим органом Шептицької міської ради без статусу юридичної особи, утворюється міською радою, відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування» та Закону України «Про національний архівний фонд та архівні установи».
  1.2.Відділ є підзвітним і підконтрольним Шептицькій міській раді, підпорядкований її виконавчому комітету та міському голові.
 Діяльність відділу координує керуючий справами виконавчого комітету. 
 З питань здiйснення делегованих повноважень органiв виконавчої влади  відділ також пiдконтрольний Державному архiву Львiвської  областi.
1.3. У своїй дiяльностi вiддiл керується Конституцiєю та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими вiдповiдно до Конституцiї та законiв України, актами Кабiнету Мiнiстрiв України, наказами Мiнiстерства юстицiї, Державної архiвної служби, рiшеннями мiської ради та її виконавчого комiтету, розпорядженнями мiського голови, а також цим Положенням.
З питань організації та методики ведення архівної справи відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, Державного архіву Львівської  області.
1.4. Функціонування архівного відділу здійснюється за рахунок коштів міського бюджету.
2. Основні завдання відділу

 2.1 Здійснення управління архівною справою і діловодством на території Шептицької міської ради.
2.2.Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі – юридичні особи) з питань архівної справи і діловодства.
2.3. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, які мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, які в  них містяться.
2.4.Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
3. Повноваження відділу

3.1. Складання і за погодженням з Державним архівом Львівської області подання на затвердження в установленому порядку проектів міських  програм, планів розвитку архівної справи на території Шептицької міської ради та забезпечення їх виконання.      
3.2.Забезпечення зберігання, обліку і охорони:   
 - документiв Нацiонального архiвного фонду на рiзних носiях iнформацiї,  переданих вiддiлу органами мiсцевого самоврядування, пiдприємствами, установами та органiзацiями незалежно вiд форми власностi, об'єднаннями громадян, громадськими спiлками, релiгiйними органiзацiями, якi дiють (дiяли) на територiї Шептицької міської ради;
-документів особового походження (за наявності)
 -друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;
- облiкових документiв i довiдкового апарату до них.
3.3. Організація роботи, пов’язаної з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або виключенням документів з нього
3.4. Здійснення централізованого тимчасового зберігання документів,  нагромаджених у процесi документування службових, трудових та iнших правовiдносин  ліквідованих без правонаступника й органу вищого рівня юридичних i фiзичних осiб, що не належать до НАФ, які діяли на території Шептицької міської ради;
3.5. Проведення в установленому порядку облiку, обстеження та аналiзу дiяльностi архiвних установ, створених на територiї Шептицької міської ради, незалежно вiд форми власностi та пiдпорядкування;
3.6. Інформування Державного архіву Львівської області про виявлення архівних документів, які не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу  документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання;
3.7. Ведення облiку юридичних i фiзичних осiб - джерел формування Нацiонального архiвного фонду та юридичних осiб, у дiяльностi яких не утворюються документи Нацiонального архiвного фонду, якi перебувають у зонi комплектування архiвного вiддiлу, на пiдставi затверджених спискiв;
3.8. Подання на затвердження Державному архiву Львiвської областi списків джерел формування Нацiонального архiвного фонду, якi перебувають у зонi комплектування вiддiлу;
3.9. Перевірка роботи архiвних пiдроздiлiв i служб дiловодства органiв мiсцевого самоврядування, пiдприємств, установ та органiзацiй незалежно вiд форми власностi, зокрема об'єднань громадян, громадських спiлок, релiгiйних органiзацiй, з метою здiйснення контролю за дотриманням законодавства про Нацiональний архiвний фонд та архiвнi установи шляхом проведення планових та позапланових перевiрок, надання зазначеним пiдроздiлам i службам методичної допомоги в органiзацiї дiловодства та зберiганнi документiв;
3.10. Надання  консультацiйно-методичної допомоги в органiзацiї дiяльностi трудових архiвiв;
3.11. Ведення зведеного  облiку архiвних документiв, що зберiгаються в  органах мiсцевого самоврядування, пiдприємствах, установах та органiзацiях на території Шептицької міської ради, подання належних вiдомостей  про цi документи Державному архiву Львiвської областi;
3.12. Створення  i вдосконалення  довiдкового апарату до документiв Нацiонального архiвного фонду;
3.13. Надання архiвних довiдок, копiй (витягів) документiв, та iншим шляхом задоволення запитів фiзичних i юридичних осiб, перегляд в установленому порядку рiшення про обмеження доступу до документiв, забезпечення на вимогу фiзичної  особи долучення до архiвних документiв письмового обґрунтованого спростування чи додаткових вiдомостей про особу в разi виявлення в архiвних документах недостовiрних вiдомостей про неї;
3.14. Вивчення, узагальнення та поширення досвіду роботи архівних установ.

4. Права відділу
 Для реалізації завдань та здійснення повноважень відділ має право:
4.1. Вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів.
4.2. Отримувати у встановленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, які підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, які містять інформацію з обмеженим доступом.
4.3. Проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
4.4. Порушувати у порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.
4.5. Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом.
4.6. Скликати у встановленому порядку наради, проводити семінари та конференції з питань, що належать до компетенції відділу.
5. Взаємодія з іншими суб’єктами
5.1. Архiвний вiддiл при виконаннi покладених на нього завдань взаємодiє з iншими виконавчими органами мiської ради, пiдприємствами, установами i органiзацiями незалежно вiд форми власностi.
5.2. Надання архівних послуг (виготовлення архівних довідок, архівних копій, архівних витягів) на запити  юридичних і фізичних осіб відділ здійснює через:
•	Центр надання адміністративних послуг Шептицької міської ради;
•	поштовий зв’язок,
•	 електронну пошту;
•	особистий прийом громадян.

6. Структура та організація роботи

6.1.Відділ очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади міський голова відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування»
Начальник відділу безпосередньо підпорядкований керуючому справами виконкому, йому підконтрольний та підзвітний.
6.2. Працівників відділу призначає на посади та звільняє з посад міський голова.
6.3. Службовi обов'язки працiвникiв архiвного вiддiлу визначаються посадовими iнструкцiями. Посадова iнструкцiя начальника архiвного вiддiлу затверджуються  мiським головою, працівників відділу - керуючим справами виконавчого комiтету.
6.4. Начальник відділу:
-  організовує роботу та здійснює керівництво діяльністю відділу, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.
            - розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання, 
- вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, які знаходяться на зберіганні.
- проводить особистий прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції відділу
-представляє архівний відділ з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю, 
-забезпечує взаємодію відділу з іншими виконавчими органами міської ради
-здiйснює iншi повноваження вiдповiдно до положення про архiвний вiддiл, а також завдань, покладених на нього рiшеннями мiської ради, її виконавчого комiтету, розпорядженнями мiського голови.
6.5. Для розгляду питань, пов'язаних з проведенням попередньої експертизи цiнностi документiв та подання її результатiв на розгляд експертно-перевiрної комiсiї до Державного архiву Львiвської областi областi у вiддiлi створюється постiйно дiюча експертна комiсiя.
Положення та персональний склад експертної комiсiї затверджується керуючим справами виконавчого комітету на пiдставi Типового положення про експертну комiсiю архiвного вiддiлу районної, районної у мм. Києвi i Севастополi державної адмiнiстрацiї, мiської ради, затвердженого наказом Мiнiстерства юстицiї України вiд 19 червня 2013 року N 1226/5, зареєстрованого в Мiнiстерствi юстицiї України 25 червня 2013 року за N 1061/23593.

6.6.Граничну чисельнiсть, штатний розпис, фонд оплати працi працiвникiв архiвного вiддiлу визначає мiська рада на пiдставi пропозицiй мiського голови у межах вiдповiдних бюджетних призначень.
6.7. Архівний відділ має печатку із зображенням Державного Герба України та своїм найменуванням, власні бланки